organización de eventos
¿ La organización de un evento
esta conformado por 3 etapas ?
PRE-EVENTO
EVENTO
POS-EVENTO
estas tres fases aplican a cualquier tipo de
evento. a continuación explicamos las características de cada una
PRE
EVENTO
Es la primera fase, consiste en la planificación y organización se
debe tener en cuenta:
- Establecer sus necesidades y expectativas del cliente
- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico
(pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual,
estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o
festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando
en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio
físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación,
equipos de sonido, proximidad, etc.
- Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los
invitados, ponentes y/o participantes
- Definir:
- Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación
comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el
programa.
- Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la
naturaleza del mismo.
- Nombrar al Comité Organizador
- Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y
dirigir a los integrantes de evento.
- Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir
los pasos del evento sistematizadamente.
- Fijar sede provisional del comité organizador.
- Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en
el evento a desarrollar.
- Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento:
invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará
tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico
como de recursos financieros).
- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para
Damas y Acompañantes.
- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario
Hipotético de Recursos).
- Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere
la realización del evento, más un 10% de gastos imprevistos).
La clave de esta etapa está en planificar cada
tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable
ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones
esporádicas pero productivas jugarán un papel un importante para el tema del
manejo del evento
EVENTO
Esta es la segunda fase donde se hace la ejecución
de todo lo anteriormente nombrado
1.
Evento (Ejecución)
·
Montaje: disposición de los recursos
técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
·
Ejecución: fase en la que, estando los
participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas y demás
actividades:
Recibimiento
y registro
Montaje
de salones y mesas
Atención
a participantes
Manejo
de personas vip
Atención
a acompañantes
Control
y supervisión
Reunión
diaria con empleados
Desarrollo
y Dirección
Es
donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el
Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las
personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas
por la programación que el comité organizador preparó como evento.
POS-EVENTO
Post-evento
( Evaluación)
Desmontaje del evento: retiro de los materiales y
elementos utilizados en la reunión.
Evaluación de resultados: se realiza un informe
final (evaluación financiera, analisis del alcance de objetivos). Seguimiento
del evento y envio de cartas de agradecimiento.
Revisión
cuentas y facturación
Despacho
de material
Cartas
de agradecimiento
Evaluación
Se
realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Se
cancelan los pagos pendientes.
Se
reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
Se
redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron
posible la realización del evento.
Se
evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para
medir si lo planificado se cumplió o no.
Se
recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
COMITE DE EVENTOS
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos.
Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos.
Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
- El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
- El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
- El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: Comité de finanzas: conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5 integrantes
- Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios.
- Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador
- Comité de programas: Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques. Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. Estructura el programa técnico
- Establece los mecanismos para la preselección.
- Selecciona los ponentes y conferencistas
- Selecciona coordinadores de actividades.
- Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición.
- Estructura el programa social.
- Elabora el programa de visitantes.
- Fija fechas de reuniones
- Programa acciones pendientes.
- Mantiene informado al comité organizador. Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a planificación y logística.
- Reservación del centro de convenciones -Montaje de salones.
- Alquiler de equipos de sonido. Reproducción del material organizador del personal técnico.
- Comité de promoción/ relaciones publicas: Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Diseño y compra del impreso. Elaboración de pancartas Actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.
- Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte. Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales. Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
- Comité de seguridad: Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes. Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
- Comité de recepción: Da la bienvenida a todos los participantes Recibe a los invitados especiales. Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados.
- Comité de registro: Coordina todo lo referente a la inscripción. Diseña las planillas de inscripción. Entrega el material y suministra información.
- Comité de alojamiento: Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. Contrata los servicios de alojamiento. Distribuye las habitaciones Asigna la habitación a los invitados especiales. Comité de alimentos y bebidas: Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.) Organiza los horarios para la alimentación. Comité de damas Coordina el programa de acompañantes. Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes. Solicita obsequios y donaciones. Ayuda en la planificación y organización del programa social El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
- Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente. Envío de la Actividad: Indicaciones / recomendaciones / herramienta infovirtual (sitio) generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
- El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
- El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
- El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
- El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
- Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente
Bibliografia
t http://www.genv.net/esar/node/1147
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